Ārlietu ministrijas vispārējā privātuma politika

Privātuma politikas ietvaros ar Ministrijas normatīvajos aktos noteikto funkciju izpildi tiek saprastas sekojošas funkcijas, bet ne tikai: 

• konsulārās palīdzības un konsulāro pakalpojumu sniegšana;
• stratēģiskās nozīmes preču kontrole;
• kvotu atļauju izsniegšana koku importam;
• Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likumā noteiktās Ministrijas kā koordinējošās iestādes sankciju jautājumu pārvaldībai;
• oficiālo un darba vizīšu Latvijā un ārvalstīs organizēšanai un vadīšana;
• ārvalstu ārkārtējo un pilnvaroto vēstnieku, ārvalstu diplomātisko konsulāro pārstāvniecību, starptautisko organizāciju un to pārstāvniecību darbinieku, ģimenes locekļu un privāto mājkalpotāju, kā arī nerezidējošo diplomātu un viņu ģimenes locekļu akreditācijai un citu ar šīm personām saistītu jautājumu risināšanai.

Personas dati, ko apstrādājam

Lai nodrošinātu Pārziņa funkciju izpildi, tas var izmantot Jūsu iesniegumos norādīto informāciju. Jūsu iesniegumi var saturēt gan Jūsu vārdu, uzvārdu, personas kodu, adresi un kontaktinformāciju, gan informāciju par Jūsu pārstāvētajiem uzņēmumiem, Jums vai Jūsu uzņēmamam piešķirtajām atļaujām vai sertifikātiem, kā arī informāciju par Jūsu pases datiem, ģimenes stāvokli, ienākumu līmeni, darba vietu, informāciju par Jums piešķirtajām atļaujām, piemēram, vīzām un citiem ceļošanas dokumentiem. Konkrēts personas datu apjoms var atšķirties,ņemot vērā, kādu pakalpojumu Jūs vēlaties saņemt no Pārziņa, vai kādu procesu Pārzinis ir uzsācis pēc savas iniciatīvas, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas. Atsevišķos gadījumos Pārzinis var ievākt informāciju, izmantojot pieejamās datu bāzes, lai pārliecinātos, ka konkrētajam datu subjektam nav šķēršļu saņemt pieprasīto pakalpojumu vai pakalpojumu uz kuru tam ir tiesības (piemēram, liegums iebraukt Latvijā vai Šengenas zonas dalībvalstīs). Ievērojot apstrādes nolūku kāda normatīvajos aktos noteiktā Ministrijas funkcija tiek izpildīta, personas datu apstrādes apjoms var atšķirties, kas ir nepieciešams, lai pilnvērtīgi sagatavotu atbildes vēstuli uz pieprasījumu.

Datu apstrādes tiesiskais (juridiskais) pamats

Lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto funkciju izpildi, Pārzinis personas datu apstrādi veic, pamatojoties uz Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunktu, tas ir, lai nodrošinātu sabiedrības intereses, un f) apakšpunktu jeb pārziņa leģitīmajām interesēm. Gadījumos, kad tiek saņemtas sūdzības vai pretenzijas par Pārziņa rīcību, Pārzinim rodas leģitīma interese nodrošināties ar pierādījumiem par savas rīcības atbilstību normatīvajiem aktiem. Ja ir aizskartas vai var tikt aizskartas Pārziņa tiesiskās intereses, tas visu tā rīcībā esošo informāciju var izmantot savu aizskarto interešu aizsardzībai vai, lai samazinātu riskus, ka tam tiek radīti apstākļi, lai tā tiesiskās intereses tiktu aizskartas.

Kas saņems Jūsu personas datus

Jūsu personas datu apstrādi veiks pilnvaroti Pārziņa darbinieki, atbilstoši darba pienākumos noteiktajam apjomam, ievērojot personas datu aizsardzības un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības, kā arī Pārziņa iekšējos normatīvajos aktos noteiktās personas datu apstrādes prasības.

Personas dati var tikt nodoti:

• pārziņa ārpakalpojumu sniedzējiem (apstrādātājiem), kuri var būt  pilnvaroti veikt noteiktas datu apstrādes darbības Pārziņa uzdevumā un uzraudzībā, piemēram, ekspertiem, kas var tikt piesaistīti kādu funkciju izpildei;
• tiesībsargājošām un kontroles iestādēm;
• juridisko pakalpojumu sniedzējiem, tiesām.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valstīm, ja vien tas skaidri neizrietēs no konkrētā personas datu apstrādes procesa.

Cik ilgi mēs glabājam Jūsu datus

Informācija par personas datu apstrādi, kas saistīta ar valsts protokola nodrošināšanu, tiek glabātā ne ilgāk kā desmit gadus, savukārt, Jūsu pieprasījumi, kas saistīti ar Pārziņa funkciju izpildi tiek glabāti ne ilgāk kā piecus gadus. Lai nodrošinātu Pārziņa leģitīmo interešu aizsardzību, Pārzinis var tā rīcībā iegūto informāciju saglabāt vismaz desmit gadus, kā arī noteikt citu glabāšanas termiņu, ja tas paredzēts ārējā normatīvajā aktā. Atsevišķos gadījumos informācija pa datu apstrādes laikposmu var tikt iekļauta veidlapās vai iesnieguma projektos, Jums vēršoties un lūdzot attiecīgo pakalpojumu. Lai precizētu datu apstrādes ilgumu Jūsu konkrētajā gadījumā, aicinām sazināties ar Pārzini vai Pārziņa datu aizsardzības speciālistu, izmantojot norādīto kontaktinformāciju.

Lai nodrošinātu informācijas sniegšanu par Ministrijas kompetencē esošajiem jautājumiem, Ministrija uztur akreditēto mediju pārstāvju sarakstu, publicē informāciju par pasākumiem un Ministrijas kompetences aktualitātēm, tāpat uztur ministrijas mājaslapu/tīmekļvietni un sociālo tīklu kontus.

Personas dati, ko apstrādājam

Lai sasniegtu publicitātes nolūku, Pārzinis var publicēt informāciju par pasākumiem vai citām aktualitātēm, kur atsevišķos gadījumos var būt iekļauti personu dati, tādi kā vārds, uzvārds, attēls, personas sniegtais viedoklis, uzvedība, kas atspoguļota videoierakstā vai fotoattēlā, kā arī informācija par pasākumu norises laiku, vietu un citiem apstākļiem.

Lai nodrošinātu masu informācijas līdzekļu pārstāvju akreditāciju, Pārzinis papildus apstrādās informāciju, kas norādīta 24.10.2006. Ministru kabineta noteikumu Nr. 870 “Kārtība, kādā tiek akreditēti masu informācijas līdzekļu žurnālisti un citi pārstāvji akreditētājinstitūcijā”.

Datu apstrādes tiesiskais (juridiskais) pamats

Lai nodrošinātu publicitātes nolūka sasniegšanu, pārzinis savu rīcību balsta uz savām un citu pārziņu leģitīmajām interesēm jeb Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu.  Bez tam, ievērojot, ka ziņu publicēšana par Ministrijas darbības aktualitātēm, cita starpā, nodrošina sabiedrības tiesības iegūt informāciju par valsts pārvaldes darbu, tad Pārzinis savu rīcību balsta arī uz Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunktu.

Savukārt, veicot ārvalstu žurnālistu akreditāciju, Pārzinis savu rīcību balsta uz Likumu “Par presi un citiem masu informācijas līdzekļiem” un 24.10.2006. Ministru kabineta noteikumiem Nr. 870 “Kārtība, kādā tiek akreditēti masu informācijas līdzekļu žurnālisti un citi pārstāvji akreditētājinstitūcijā”.

Kas saņems Jūsu personas datus

Jūsu personas datu apstrādi veiks pilnvaroti Pārziņa darbinieki, atbilstoši savos darba pienākumos noteiktajam, ievērojot personas datu aizsardzības un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības, kā arī Pārziņa iekšējos normatīvajos aktos noteiktās personas datu apstrādes prasības.

Personas dati var tikt nodoti:

• Pārziņa ārpakalpojumu sniedzējiem (apstrādātājiem), kuri var būt  pilnvaroti veikt noteiktas datu apstrādes darbības Pārziņa uzdevumā un uzraudzībā;
• tiesībsargājošām un kontroles iestādēm;
• juridisko pakalpojumu sniedzējiem, tiesām.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valstīm, ja vien tas skaidri neizrietēs no konkrētā personas datu apstrādes procesa.

Cik ilgi mēs glabājam Jūsu datus

Informācija par personas datu apstrādi, kas saistīti ar 24.10.2006. Ministru kabineta noteikumu Nr. 870 “Kārtība, kādā tiek akreditēti masu informācijas līdzekļu žurnālisti un citi pārstāvji akreditētājinstitūcijā” noteikto funkciju izpildi, tiks glabāta piecus gadus pēc pēdējā ieraksta.

Savukārt, informāciju, kas atspoguļo Pārziņa organizēto pasākumu, Pārzinis var apstrādāt patstāvīgi, ievērojot, ka atsevišķi pasākumi var būt ar vēsturisku un valstisku nozīmi. Informācija, kas izvietota sociālajos tīklos vai Pārziņa mājas lapā, var tikt saglabāta visu laiku, kamēr ziņa ir aktuāla un sabiedrībai nozīmīga.

Lai nodrošinātu Pārziņa funkciju izpildi, Pārzinis oganizē dažādus iepirkumus vai projektu konkursus, kuru ietvaros ir nepieciešams apstrādāt ekspertu personas datus, uz kuriem sadarbības partneris balsta savu saimniecisko darbību.

Personas dati, ko apstrādājam

Lai sasniegtu norādīto personas datu apstrādes nolūku, Pārzinis apstrādās personu vārdus, uzvārdus, personas kodus, informāciju par pieredzi un dzīvesgājumu, ja tas izriet no konkrētā iepirkuma vai projektu konkursa. Gadījumos, ja tiek noslēgts  saimniecisks līgums, kura izpildē ir iesaistīta konkrētā persona, tad Pārzinis apstrādās informāciju par līguma izpildes aspektiem, tajā skaitā eksperta iesaisti, informāciju par veselības stāvokli, bankas kontu, ja tas ir nepieciešams (piemēram, kā civilajam ekspertam starptautiskajās civilajās misijās). Detalizēts personas datu apjoms, ko nepieciešams apstrādāt līgumsaistību izpildes un  kontroles nolūkā, tiek norādīts konkrētā nolikumā vai noslēgtajā līgumā ar sadarbības partneri.

Datu apstrādes tiesiskais (juridiskais) pamats

Lai nodrošinātu saimniecisko līgumu noslēgšanas un izpildes kontroli Pārzinis savu rīcību balsta uz savām un citu pārziņu leģitīmajām interesēm jeb Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunktu, tas ir nodrošināt Pārzini ar nepieciešamajiem pakalpojumiem un veikto to sniegšanas uzskaiti, ievērojot piešķirtos budžeta līdzekļus. Lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaiti atbilstoši normatīvo aktu prasībām, Pārzinis savu rīcību balsta uz Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunktu un attiecīgi likumu par grāmatvedību.

Kas saņems Jūsu personas datus

Jūsu personas datu apstrādi veiks pilnvaroti Pārziņa darbinieki, atbilstoši savos darba pienākumos noteiktajam apjomam, ievērojot personas datu aizsardzības un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības, kā arī Pārziņa iekšējos normatīvajos aktos noteiktās personas datu apstrādes prasības.

Personas dati var tikt nodoti:

• Pārziņa ārpakalpojumu sniedzējiem (apstrādātājiem), kuri var būt  pilnvaroti veikt noteiktas datu apstrādes darbības Pārziņa uzdevumā un uzraudzībā;
• tiesībsargājošām un kontroles iestādēm;
• juridisko pakalpojumu sniedzējiem, tiesām.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valstīm, ja vien tas skaidri neizrietēs no konkrētā personas datu apstrādes procesa. 

Cik ilgi mēs glabājam Jūsu datus

Informācija par personas datu apstrādi, kas saistīta ar ekspertu dalību līgumsaistību izpildē, tiek glabāta vismaz piecus gadus, atbilstoši grāmatvedības uzskaiti regulējošajiem normatīvajiem aktiem.