Katra nozares ministrija tās kompetencē esošajos ES darba kārtības jautājumos nodrošina nacionālo pozīciju izstrādi un saskaņošanu ar līdzatbildīgajām institūcijām, pašvaldību un sociālo partneru organizācijām, biedrībām un nodibinājumiem, kā arī veic citus pasākumus, lai aizstāvētu Latvijas intereses ES lēmumu ierosināšanas, sagatavošanas un pieņemšanas procesā.
Katra nozares ministrija ir izveidojusi savu iekšējo ES koordinācijas sistēmu (ES departamentu vai nodaļu) un noteikusi ES dokumentācijas iekšējās aprites kārtību. Katrā nozares ministrijā ir viens vai vairāki koordinatori, kas seko ES jautājumu virzībai savas iestādes struktūrvienību un iesaistīto institūciju starpā un, gatavojot nacionālās pozīcijas un instrukcijas, sadarbojas ar Ārlietu ministrijas ES koordinācijas departamentu.
Vecāko amatpersonu sanāksmē ES jautājumos (VAS) atbildīgās ministriju amatpersonas departamentu direktoru vai valsts sekretāra vietnieku līmenī regulāri izskata visus aktuālos jautājumus, kas saistīti ar Latvijas dalību ES.
Ministru kabinets reizi pusgadā, sākoties jaunai Prezidentūrai ES Padomē, apstiprina Latvijas prioritātes ES. Par jautājumiem, kas būtiski skar Latvijas intereses, Ministru kabinets apstiprina nacionālās pozīcijas vēl pirms dalībvalstis uzsākušas attiecīgā jautājuma apspriešanu Padomes ekspertu darba grupās. Tāpat valdība apstiprina Latvijas nacionālās pozīcijas par ES Ministru padomes sanāksmēs izskatāmajiem jautājumiem. Ministru kabinets nozīmē pārstāvi, kurš būs pilntiesīgs paust Latvijas viedokli Ministru padomes sanāksmē. Ja Ministru padomes sanāksmē pieņemtais lēmums neatbilst būtiskām Latvijas interesēm, atbildīgais ministrs atbilstoši kompetencei ziņo par attiecīgās Ministru padomes rezultātu Ministru kabinetam.
Saeimas Eiropas lietu komisija pārstāv Latvijas parlamenta viedokli ES jautājumos. Nozares ministri savas kompetences ietvaros regulāri informē Eiropas lietu komisiju par aktuālajām norisēm ES un jaunākajām ES likumdošanas iniciatīvām. Eiropas lietu komisija saskaņo Latvijas nacionālās pozīcijas pirms to paušanas ES Ministru padomes vai Eiropadomes sanāksmēs. Latvijai būtisku jautājumu gadījumā nacionālās pozīcijas ar Saeimas Eiropas lietu komisiju ir jāsaskaņo arī citās jautājuma izskatīšanas stadijās, jo sevišķi, pirms uzsāktas dalībvalstu diskusijas Padomes ekspertu darba grupās. Saeimas Eiropas lietu komisijas viedoklis ir saistošs.
Latvijas viedokļa formulēšanas principi
Katra ministrija ir atbildīga par ES jautājumu pārraudzīšanu savas nozares ietvaros, sektorpolitikas analīzi un ES lēmumu ietekmes izvērtējumu. Sekojot ES institūciju darba kārtībai, ministrijas gatavo Latvijas nacionālās pozīcijas un instrukcijas. Atbildīgā iestāde nodrošina sabiedrības informēšanu par ES politikas dokumentiem, tiesību aktu projektiem un Latvijas interesēm tajos, un nodrošina arī sabiedrības iesaisti ES lēmumu pieņemšanas procesā.
Aktuālie ES darba kārtības jautājumi tiek izskatīti un saskaņoti starpinstitūciju ad hoc (vienreizējās) vai pastāvīgās darba grupās. Tajās piedalās par jautājumu atbildīgo un līdzatbildīgo institūciju eksperti, Ārlietu ministrijas ES koordinācijas departamenta pārstāvji, Finanšu ministrijas pārstāvji (ja jautājumam ir ietekme uz valsts budžetu), Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas pārstāvji (ja jautājumam ir ietekme uz pašvaldību budžetiem), kā arī pašvaldību un sociālo partneru organizāciju, biedrību un nodibinājumu pārstāvji.
Latvijas pozīcija par ES tiesību akta vai politikas dokumenta projektu (turpmāk – projekts) pirmoreiz tiek formulēta, vēl pirms jautājums tiek izskatīts ES Padomes darba grupā Briselē. Šī pozīcija ir pamats tālākajām sarunām un Latvijas pozīcijai visā ES lēmumu pieņemšanas procesā. Instrukcijas, kas vēlāk tiek sagatavotas uz ES Padomes darba grupām un COREPER, tiek balstītas uz sākotnējo pozīciju.
Sākotnējo pozīciju parasti apstiprina nozares ministrs. Ja projekts būtiski skar Latvijas intereses vai ja ministrijas nespēj vienoties par Latvijas viedokli, to apstiprina valdība.
Latvijas viedokļa sagatavošana dažādos ES lēmumu pieņemšanas posmos
Latvijas nacionālā pozīcija tiek gatavota saskaņā ar MK 2009. gada 3. februāra noteikumiem Nr. 96 “Kārtība, kādā izstrādā, saskaņo, apstiprina un aktualizē Latvijas Republikas nacionālās pozīcijas Eiropas Savienības jautājumos”.
ES Padomes darba grupās par projektiem diskutē ES dalībvalstu eksperti. Latviju darba grupās pārstāv ierēdņi (eksperti) no nozaru ministrijām vai no Pārstāvniecības. Latvijas pārstāvji ES Padomes darba grupās pauž viedokli, kas ir balstīts uz Latvijas sākotnējo pozīciju. Atbildīgā ministrija pati izlemj, vai pārstāvim darba grupā ir nepieciešama instrukcija. Par diskusiju rezultātiem darba grupas sanāksmēs Latvijas pārstāvji nekavējoties informē iesaistītās institūcijas, t.sk., Ārlietu ministriju.
COREPER jeb Pastāvīgo pārstāvju komiteja ir nākamais lēmuma sagatavošanas līmenis. COREPER sastāv no divām daļām: COREPER II (Pastāvīgo pārstāvju līmenis) un COREPER I (Pastāvīgo pārstāvju vietnieku līmenis). COREPER I kompetencē ir lielākā daļa ES iekšējā tirgus jautājumu (lauksaimniecība, konkurētspēja, nodarbinātība, pētniecība u.c.), savukārt COREPER II kompetencē ir politiski jūtīgākie jautājumi (finanses, ārpolitika, tieslietas un iekšlietas). Nozaru ministrijas ciešā sadarbībā ar Ārlietu ministrijas ES koordinācijas departamentu sagatavo instrukcijas Latvijas pārstāvim COREPER – Pārstāvniecības vadītājam vai viņa vietniekam.
Līdzīgi kā sākotnējās pozīcijas, arī Latvijas nacionālo pozīciju sagatavošanu uz ES Ministru padomes sanāksmēm koordinē Ārlietu ministrija. Tādejādi tiek nodrošināts, ka par katru ES Ministru padomes sanāksmes darba kārtības punktu ir noteikta atbildīgā iestāde un ka potenciālajiem problēmjautājumiem ir pievērsta atbilstoša uzmanība. Atbildīgā nozares ministrija sagatavoto pozīciju iesniedz apstiprināšanai valdībā. MK nozīmē arī Latvijas pārstāvi attiecīgajā ES Ministru padomes sanāksmē (parasti - attiecīgo nozares ministru). Ja Latvijas nacionālā pozīcija jāapstiprina steidzami un nav iespējama tās iesniegšana valdībā, pozīciju apstiprina nozares ministrs. Pirms pozīcija tiek pārstāvētā ES Ministru padomē, to apstiprina arī Saeimas Eiropas lietu komisija.
Uz neformālajām ES ministru sanāksmēm Latvijas nacionālā pozīcija tiek apstiprināta, ja sanāksmē izskatāmais jautājums būtiski skar Latvijas intereses. Tomēr arī pirms katras neformālās ministru sanāksmes starpinstitūciju darba grupās tiek izdiskutēti sanāksmē izskatāmie jautājumi. Latvijas viedoklis informatīvā ziņojuma kārtībā tiek izskatīts valdībā.
