Publicēts: 08.06.2021.

Ārlietu ministrijas fizisko personu datu apstrādes (privātuma) politika (turpmāk – Politika) nosaka kārtību, kādā Ārlietu Ministrijā, tās Struktūrvienībās un Pārstāvniecībās (turpmāk – Institūcija) tiek nodrošināta normatīvajos aktos noteikto prasību ievērošana, saistībā ar fizisko personu datu aizsardzību.

Šī Politika attiecas uz jebkura veida informāciju Institūcijas rīcībā (turpmāk – Personas dati), kas ir attiecināma uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (turpmāk – Datu subjekts).

Fizisko personas datu pārziņa kontaktinformācija

Jūsu datu pārzinis ir Latvijas Republikas Ārlietu ministrija, reģ. nr.: 90000069065, K.Valdemāra iela 3, Rīga  LV-1395, e-pasts: mfa.cha@mfa.gov.lv

Fizisko Personas datu drošība un aizsardzība

Institūcija, veicot fizisko personas datu apstrādi, piemēro Eiropas Parlamenta un Padomes 2016.gada 27.aprīļa Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Regula), Fizisko personu datu apstrādes likumu (turpmāk – FPDAL) un citas normatīvo aktu prasības.

Datu apstrādes principi

Likumīgums, godprātība un pārredzamība – dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā.

Nolūka ierobežojums – dati tiek vākti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos un to turpmāko apstrādi neveic ar nolūkiem nesavietojamā veidā.

Datu minimizēšana – dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos.

Glabāšanas ierobežojums – dati tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju, bet ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā, personas datus var glabāt ilgāk, ciktāl personas datus apstrādās tikai arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs.

Integritāte un konfidencialitāte – dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu datu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus.

Fizisko personas datu apstrādes nolūks un to iegūšana

Personas datus Institūcija apstrādā normatīvajos aktos noteikto prasību izpildei.

Institūcija iegūst un apstrādā datus šādiem nolūkiem:

  1. datu subjekta iesniegtā Institūcijas kompetencē esoša lūguma, sūdzības, priekšlikuma, jautājuma vai informācijas pieprasījuma izskatīšanai;
  2. informācijas, informācijas sistēmas un iekšējās drošības nodrošināšanai;
  3. līgumu sagatavošanai un noslēgšanai, to izpildes administrēšanai;
  4. norēķinu administrēšanai;
  5. personāla atlasei (fiziskas personas dati atbilstoši Civildienesta likuma un Darba likuma noteiktām prasībām);
  6. darba tiesisko attiecību nodibināšanai un uzturēšanai;
  7. konsulārās palīdzības un konsulāro pakalpojumu sniegšanai;
  8. sabiedrības informēšanai par attiecīgās nozares politiku;
  9. Ministrijas rīkoto pasākumu publicitātei;
  10. stratēģiskas nozīmes preču kontrolei;
  11. kvotu atļauju izsniegšana koku importam;
  12. valsts interešu pārstāvībai dažādās valsts pārvaldes iestādēs un organizācijās, t. sk. Starptautiskajās organizācijās, Eiropas Savienības institūcijās, Eiropas Cilvēktiesību tiesā (ECT) un ANO individuālo sūdzību izskatīšanas procesā;;
  13. ārvalstu mediju pārstāvju akreditācijai un reģistrācijai;
  14. pārskata ziņojumus izveidošanai, lai izplatītu valsts pārvaldes darbiniekiem Latvijā un partnervalstīs Eiropā un ASV, atklājot, izvērtējot un vēršoties pret potenciāli kaitīgu dezinformāciju;
  15. Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likumā noteiktās Ārlietu ministrijas kā koordinējošās iestādes sankciju jautājumos funkciju izpildei;
  16. oficiālo un darba vizīšu Latvijā un ārvalstīs organizēšanai un vadīšanai;
  17. ārvalstu ārkārtējo un pilnvaroto vēstnieku, ārvalstu diplomātisko konsulāro pārstāvniecību, starptautisko organizāciju un to pārstāvniecību darbinieku, ģimenes locekļu un privāto mājkalpotāju, kā arī nerezidējošo diplomātu un viņu ģimenes locekļu akreditācijai un citu ar šīm personām saistītu jautājumu risināšanai;
  18. Ministrijas tīmekļvietnes uzturēšanai un tās darbības uzlabošanai;
  19. citi nolūki, par kuriem datu subjekts tiek informēts normatīvajos aktos noteiktā kārtībā un apjomā.

Fizisko personu datu kategorijas un veidi

Institūcijas rīcībā var būt pieejami šādi fizisko personu datu veidi:

  1. identifikācijas informācija (vārds, uzvārds, personas kods/ID, dzimšanas datums, dzimums, vecums, pases/ID dati, amats, pārstāvošās institūcijas nosaukums);
  2. kontaktinformācija (tālruņa numurs, deklarētā adrese vai adrese saziņas nolūkiem, korespondences adrese, e-pasta adrese);
  3. dati, kas saistīti ar konsulāro funkciju veikšanu, atbilstoši normatīvajiem aktiem, to skaitā arī īpašu kategoriju personas dati:
    1. biometriskie dati (fotogrāfija, pirkstu nospiedums, augums, garums);
    2. medicīniskie dati;
    3. dati par sodāmību;
    4. reliģiskie dati.
  4. dati, kas saistīti ar ārvalstu ārkārtējo un pilnvaroto vēstnieku, ārvalstu diplomātisko konsulāro pārstāvniecību, starptautisko organizāciju un to pārstāvniecību darbinieku, ģimenes locekļu un privāto mājkalpotāju, kā arī nerezidējošo diplomātu un viņu ģimenes locekļiem;
  5. datus, kas saistīti ar oficiālo un darba vizīšu Latvijā un ārvalstīs organizēšanu un vadīšanu;
  6. darījuma (līguma) datus (darījuma numurs, datums, darījuma nosaukums, veids);
  7. norēķinu datus (konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, apmaksas datums);
  8. īpašu kategoriju personas dati, kas publicēti sociālajos medijos, un iegūti, veicot sociālo mediju monitorēšanu.
  9. fotoattēli, video un balss ieraksti, kas uzņemti Ārlietu ministrijā un sabiedriskos pasākumos ārpus ministrijas telpām;
  10. profesionālie (nodarbinātības) dati (informācija par izglītību, darba pieredzi, pašreizējo nodarbinātību, amatiem, profesionālo darbību, sertifikātiem u.c.);
  11. komunikācijas dati (ienākošās/izejošās saziņas veids, numurs, datums, sarakstē esošā informācija);
  12. tiesvedības dati (lietas numurs, veids, atbildētāja/prasītāja/pieteicēja dati);
  13. videoieraksta un attēla dati - personas attēls (izskats, uzvedība), personas attēla ieraksta vieta (telpa, kameras atrašanās vieta), personas attēla ieraksta laiks (datums, laiks), autotransporta reģistrācijas dati (valsts reģistrācijas numura zīme, modelis utt.);
  14. apmeklētāju aktivitātes, lapu skatījumu, avotu un vietnē pavadītā laika uzskaite (sīkdatnes tīmekļa vietnēs – skatīt sīkdatņu politiku).

Institūcija, apstrādājot Personas datus, ievēro attiecīgās drošības prasības un nodrošina datu konfidencialitāti, atbilstoši normatīvo aktu noteiktām prasībām. Institūcija rūpējās par tās rīcībā esošo Personas datu drošību, ievērojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu tādu drošības līmeni, kas atbilst riskam.

Fizisko personu datu apstrādes tiesiskais pamats

Institūcija pirms Personas datu apstrādes veikšanas izvērtē datu apstrādes darbību likumīgumu. Institūcija galvenokārt apstrādā fizisko personu datus pamatojoties uz Regulas 6.panta pirmās daļas c) apakšpunktu – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz institūciju attiecināmu juridisku pienākumu vai e) apakšpunktu – lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot institūcijai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvarasPapildus, Institūcija var apstrādāt personas datus, pamatojoties uz Regulas 6.panta citiem apakšpunktiem: datu subjekta piekrišana līguma izpildei vai pasākumu veikšanai pirms līguma noslēgšanas, kā arī gadījumos, nosakot iepriekš nolūku – apstrāde ir vajadzīga institūcijas vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai.

Datu saņēmēji

Personas dati var tikt nodoti valsts un pašvaldību iestādēm, Datu subjekta likumiskiem vai pilnvarotiem pārstāvjiem, pretendentu uz amatiem izvērtēšanas komisijām, personām, kam deleģēti valsts un pašvaldību uzdevumi, tiesībsargājošām un uzraugošām iestādēm, sadarbības partneriem/līgumslēdzējiem (neatkarīgiem auditoriem, revidentiem, datu apstrādātājiem u.c.), dalībvalsts ārlietu ministrijai vai diplomātiskai vai konsulārai pārstāvniecībai, plašsaziņas līdzekļiem un citām personām, lai izpildītu Institūcijas funkcijas, uzdevumus un tiesības, saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem. Atsevišķos gadījumos, personas dati var tikt nodoti trešajām valstīm un starptautiskām organizācijām, lai izpildītu starptautisko līgumu saistības, ievērojot normatīvo aktu prasības, darba līguma nosacījumus vai datu subjektu piekrišanu.

Datu iegūšanas avoti, ja dati nav iegūti no datu subjekta

Publiski pieejami avoti (piemēram, zemesgrāmata, Lursoft, VID datu bāze), Iedzīvotāju reģistra un citas informācijas sistēmas, videonovērošanas sistēma,  valsts un pašvaldības iestādes, ja to paredz ārējie normatīvie akti un tikai tādā gadījumā, apjomā un kārtībā, kāda ir noteikta normatīvajos aktos.

Datu glabāšana

Personas dati tiek glabāti normatīvajos aktos noteiktā kārtībā, ievērojot atbilstošus datu aizsardzības drošības pasākumus, un tādā apmērā, kā tas ir nepieciešams datu apstrādes nolūkiem. Saskaņā ar Institūcijas lietu nomenklatūru, personas datiem var būt dažāds glabāšanas termiņš, atkarībā no personas datus saturoša dokumenta un tos uzglabā saskaņā ar lietu nomenklatūrā noteikto laika periodu. Institūcijas darbinieki strikti ievēro konfidencialitātes prasības.

Datu subjekta tiesības attiecībā uz Institūcijas personas datu apstrādi

Datu subjektam ir tiesības:

  1. pieprasīt un saņemt no Institūcijas informāciju, kas saistīta ar personas datu apstrādi.
  2. pieprasīt savu datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Institūcijas funkcijām, uzdevumiem un tiesībām, kas uzlikti saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
  3. ja Institūcijas telpās vai organizētajos pasākumos ārpus tām notiek filmēšana, fotografēšana vai balss ieraksta veikšana, Datu subjektam ir tiesības iebilst pret fotogrāfiju, video vai balss ieraksta publicēšanu plašsaziņas līdzekļos. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Institūcijas funkcijām, uzdevumiem un tiesībām, kas uzlikti saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
  4. Ja uzskatāt, ka Institūcijas veicot Jūsu personas datu apstrādi ir pārkāpusi Jūsu tiesības saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, Jums ir tiesības iesniegt sūdzības par Jūsu personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijai:

Datu valsts inspekcija

Elijas iela 17

Rīga, LV 1050

Tālrunis: +371 67223131

Fakss: +371 67223556

E-pasts: info@dvi.gov.lv

Datu subjekta pieprasījumu iesniegšana

Lai saņemtu no Institūcijas informāciju, kas saistīta ar personas datu apstrādi, jāiesniedz iesniegums normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā:

  1. elektroniskam informācijas pieprasījumam ir jābūt parakstītam ar drošu elektronisku parakstu;
  2. autorizējoties portālā www.Latvija.lv;
  3. Institūcijai adresētā pasta sūtījumā, ar pašrocīgu parakstu;
  4. rakstveida informācijas pieprasījumu Datu subjekts var iesniegt klātienē, aizpildot pieprasījumu par datu kopiju izsniegšanu un uzrādot personu apliecinošu dokumentu, Latvijas Republikas Ārlietu ministrijā, K.Valdemāra ielā 3, Rīgā, to iepriekš saskaņojot ar Datu aizsardzības speciālistu.

Institūcija, aizsargājot datu subjekta tiesības, ir tiesīga pieprasīt papildus informāciju, lai nepārprotami identificētu iesniedzēju.

Datu subjekta informācijas pieprasījumu Institūcija izskata viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas, atbilstoši Regulas un FPDAL noteiktajā kārtībā. Nepieciešamības gadījumā minēto laikposmu var pagarināt vēl uz diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu sarežģītību un skaitu.

Institūcija pēc iesnieguma izskatīšanas veic vienu nošādām darbībām:

  1. izsniedz Datu subjektam pieprasīto informāciju;
  2. sniedz pamatotu rakstveida atteikumu informācijas izsniegšanai;
  3. informē Datu subjektu par veiktajām darbībām (datu papildināšana, labošana, dzēšana) saistībā ar informācijas pieprasījumā izteikto prasību.

Elektroniskus informācijas pieprasījumus aicinām sūtīt Institūcijas datu aizsardzības speciālistam e-pastā: datu.aizsardziba@mfa.gov.lv.

Rakstveida informācijas pieprasījumus adresēt Ārlietu ministrijai, K. Valdemāra ielā 3, Rīgā  LV-1395

Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

Lai iegūtu papildu informāciju par Fizisko personu datu apstrādi Institūcijā, aicinām sazināties ar datu aizsardzības speciālistu:

E-pasts: datu.aizsardziba@mfa.gov.lv

Institūcija ir tiesīga politikā veikt izmaiņas vai papildinājumus, publicējot aktuālo datu aizsardzības politiku mājaslapas https://www.mfa.gov.lv/ sadaļā "Datu aizsardzība".